Væsentligt udstyr til videokonferencer omfatter optagelsesenheder og outputenheder. Optagelsesenheder er grundlaget for videokonferencer, og deres primære funktion er at optage video, lyd og data. Lydoptagelsesenheder omfatter mikrofoner, såsom headset, svanehals-retningsmikrofoner og omnidirektionelle mikrofoner, som kan vælges baseret på rummets størrelse og mødetype. Videooptagelsesenheder omfatter kameraer og pan/tilt-kameraer, hvor førstnævnte er egnet til lav-video og sidstnævnte giver høj-billedoptagelse. Derudover bruges enheder til datafangst til at indsamle andre data fra mødet.
Outputenheder, såsom video- og lydoutputenheder, er ansvarlige for at præsentere de optagne data for deltagerne. Videokonferenceafspilningsenheder, som navnet antyder, er enheder, der bruges til at præsentere data. Blandt denne type udstyr er lydafspilningsenheder særligt kritiske og omfatter højttalere og forstærkere. Rummets størrelse skal tages i betragtning, når du vælger outputenheder. Eksempelvis kan et stort rum være velegnet til en forstærker og højttalere, mens et lille rum blot kan bruge højttalere. Videoafspilningsenheder omfatter skærme, projektorer og fjernsyn. I almindelighed desktop videokonference software, en skærm er tilstrækkelig; til større møder er en projektor eller tv dog mere passende for at sikre klare billeder.
